Offene Ladenkasse vs. Registrierkasse: Was Sie spätestens jetzt wissen und tun müssen
Ihre Kasse könnte das Thema bei Ihrer nächsten Betriebsprüfung sein. Denn die Übergangsfrist, in der noch alte Registrierkassen eingesetzt werden konnten, endete mit dem 31. Dezember 2016. Selbst diese Übergangsfrist galt nur, wenn Sie Ihre Kasse soweit als möglich aufrüsten ließen. Darüber haben wir bereits 2014 ausführlich informiert, wie Sie hier im Detail nachlesen können. Alle Hoffnungen, dass sich hier noch irgendetwas politisch bewegt, sind m. E. vergeblich: Die Finanzverwaltung denkt mittlerweile über weitere Verschärfungen nachdenkt, die womöglich bereits 2019 in Kraft treten.
Zusammenfassung: Was bisher für die Registrierkasse gilt
- Z-Bons sind mit lückenloser, aufsteigender Nummer aufzubewahren, auch versehentlich gedruckte Null-Bons.
- Die Bedienungsanleitung, Programmieranleitung, Einrichtungsprotokolle, Anweisung zum Ausdruck oder zur Unterdrückung bestimmter Daten und Änderungsprotokolle der Kasse sind aufzuheben.
- Die Programmierung der Kasse (dazu gehören z.B. auch die Einrichtung von Warengruppen, Sonder-Preisen, etc.) sind zu dokumentieren, soweit dies innerhalb der elektronischen Kasse durchgeführt wird.
- Sofern es sich um PC-gestützte Kassen handelt, achtet die Finanzverwaltung ganz besonders auf die Korrektheit. Denn diese Systeme laden bekanntlich geradezu ein, nachträgliche Veränderungen (Kassenmanipulation) vorzunehmen. Eine solche Kasse ist in der Regel in der Lage, jeden einzelnen Verkaufsvorgang sichtbar zu machen. Denken Sie daran, wenn Kassenreparaturen anstehen (Speicher sichern!).
Was ab 1. Januar 2017 gilt
Alle Erleichterungen, die für den übergangsweisen, weiteren Einsatz der Alt-Kassensysteme galten, laufen mit dem 31. Dezember 2016 unwiderruflich aus!
Was wir Ihnen deshalb dringen raten
- Setzen Sie sich mit Ihrem Kassenlieferanten oder Hersteller in Verbindung und klären Sie, ob Ihre Kasse den neuen gesetzlichen Vorgaben genügt bzw. entsprechend aufgerüstet ist.
- Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, dass dies so ist und heben Sie diese Bestätigung sorgfältig auf.
- Falls dies nicht der Fall ist, führen Sie mögliche Updates durch. Diese müssen zu dem von der Finanzverwaltung geforderten Ergebnis führen. Lassen Sie sich nach dem Update auch das bestätigen.
- Erwerben Sie ggf. ein neues Kassensystem.
„Welche Alternativen habe ich?“
Das vorstehend Aufgeführte wird landauf, landab von Kassenherstellern und Kassenlieferanten propagiert. Teilweise sind die Informationen so aufgebaut, dass man den Eindruck gewinnen konnte, ein neues Kassensystem sei schon seit 1. Januar 2016 erforderlich. Dies ist natürlich falsch.
Auch wird sehr gerne vergessen zu erwähnen, dass es nach wie vor zulässig ist, eine offene Ladenkasse zu führen. Sie erinnern sich: Eine offene Ladenkasse bedingt Kassen-Tagesberichte, die täglich zu führen sind. Gerade bei kleineren Betrieben wäre zu prüfen, ob dies nicht eine kostengünstige Alternative wäre. Sie entgehen mit der offenen Ladenkasse nämlich der Flut von Formvorschriften für elektronische Kassen.
Allerdings bedarf auch das Führen einer offenen Ladenkasse größter Sorgfalt: Alle Einnahmen und Ausgaben sind aktuell auf dem Kassenbericht einzutragen, das heißt im Idealfall im Moment des Vorgangs, spätestens jedoch am Abend des betreffenden Tages.
Wer kann eine offene Ladenkasse führen?
Aber: Eine offene Ladenkasse kann nur führen, wer eine Vielzahl von nicht näher bekannten Personen als Kunde hat und Waren von geringem Wert* verkauft. Bei vielen Vorgängen ist der Name des Kunden jedoch bekannt. Dies sollten Sie also in Ihren Aufzeichnungen kenntlich machen. So kennen z.B. Unternehmen, die wiederkehrende Dienstleistungen an Kunden ausführen, zumindest den Namen, oft auch Anschrift des Kunden. Dazu gehören beispielsweise Fensterreiniger, Podologen, teilweise Friseure, Hotels (Meldezettel!), Autoreparaturwerkstätten, Restaurants (im Falle von Familienfeiern/Betriebsveranstaltungen/Tagungen etc.), vielfach Handwerker, die auf Bestellung zum Kunden kommen, Reinigungen.
Hier hilft ein Zettel/das Blatt aus dem Auftragsblock etc., oder natürlich das Duplikat Ihrer Rechnung, der/das aufzubewahren und zur Kassenabrechnung beizufügen ist. Im Steuerfachjargon heißt so etwas Grundaufzeichnung. Sofern Sie Rechnungen schreiben, versteht sich von selbst, daß deren Durchschriften/Duplikate der Kasse beizufügen sind.
Die Finanzverwaltung behauptet häufig, dass auch ein Zählprotokoll vorhanden sein muss. Dies ist eine Art Tabelle, mit Hilfe derer Sie am Ende des Tages beim Kassensturz die einzelnen Geldstücke und Scheine systematisch aufgelistet haben. Auf Anfrage sende ich Ihnen ein solches Muster gerne zu. Meines Erachtens ist dies Übermaß, kann aber auch nicht schaden. Viele von Ihnen dürften durchaus in der Lage sein, einen Geldbetrag auch ohne Zuhilfenahme eines Zählprotokolls zu ermitteln. Sollten Sie dazu Fragen haben, sprechen Sie uns gerne an!
Einige Hinweise aus der täglichen Praxis und der Betriebsprüfungspraxis
Achten Sie auf die korrekte Einstellung Ihres Kassensystems, insbesondere bezüglich Datum und Uhrzeit. Eine falsch eingestellte Uhrzeit kann den Eindruck vermitteln, dass Sie in einem Ladengeschäft den Kassenabschlag täglich um 14.00 h gemacht haben. Tatsächlich haben Sie ihn natürlich zutreffenderweise nach Geschäftsschluss getätigt, die Kasse zeichnet jedoch wg. fehlerhafter Einstellung etwas anderes auf. Schon haben Sie ein erhebliches Problem bei der nächsten Betriebsprüfung.
Noch einmal: Eine Kasse kann nicht ins Minus kommen! Dies sollte eigentlich vollkommen klar sein, wird jedoch immer wieder missachtet. Bitte stellen Sie sich Ihre Kasse in altmodischer Weise als Geldkassette vor. Versuchen Sie mal, darin ein Loch zu graben. ;-)
Die Kasse muss täglich geführt werden. Rückwirkend über eine ganze Woche oder sogar noch länger ist nicht zulässig und stellt einen erheblichen Mangel dar.
Erheblicher Mangel = Schätzungsbefugnis für den Betriebsprüfer.
Kassensturzfähigkeit: Dies bedeutet, dass der sich rechnerisch ergebende Kassenbestand jederzeit durch Zählen prüfbar ist. Wichtig in diesem Zusammenhang: Betriebsprüfungen kommen angemeldet, eine sogenannte Umsatzsteuer-Nachschau kann dagegen jederzeit unangemeldet stattfinden. Dabei kann der Prüfer von Ihnen einen Kassensturz verlangen. Passt dabei nicht der Kassenbestand laut Kassensystem winkt Ihnen eine deftige Steuer-Nachzahlung.
Fehler nachvollziehbar kennzeichnen: Natürlich kann es in einem Kassenbuch, in einem Kassen-Tagesbericht zu Fehlern bei den Eintragungen kommen. Tipp-Ex, intensives Durchstreichen bis zur Unkenntlichkeit sind tabu! Richtig: Einmal durchstreichen, so dass das Falsche noch lesbar ist und daneben/darunter die richtige Eintragung!
Geld von und zur Bank: Es ist klar, dass dies zeitlich zusammenhängend sein muss. Eine Bar-Einlage in der Kasse lässt sich nicht mit einer Bankabhebung 10 Tage später begründen.
Dauernde „Darlehen von Bekannten“ erhöhen nicht unbedingt die Glaubwürdigkeit der Buchführung.
Computergestützte Registrierkassen, deren Programm eine nachträgliche Veränderung der Eingaben zulässt: Im Zweifel finanziell absolut tödlich. Zuschätzungen durch das Finanzamt sind Tür und Tor geöffnet. Glauben Sie mir: Das Finanzamt hat Spezialisten, die solche Programm-Schwachstellen aufspüren können und kennt fast alle am Markt verfügbaren Programme.
Sie haben Fragen dazu? Bitte sprechen Sie uns an!
Ihr Steuerberater in Viersen
Harald H. Houben
