Warum Sie bei innergemeinschaftlichen Lieferungen auf der Gelangensbestätigung bestehen müssen
Liefert ein Unternehmen Gegenstände in ein anderes EU-Land, so kann die Umsatzsteuerbefreiung gefährdet sein, wenn es keinen Nachweis gibt, dass die Ware tatsächlich angekommen ist. Hohe Nachzahlungen können die Folge sein. Dabei sind sie ganz einfach zu vermeiden: mit der sogenannten Gelangensbestätigung. In diesem Beitrag erfahren Sie, was dabei zu beachten ist und welche Form diese Bestätigung haben muss, um von den Finanzbehörden anerkannt zu werden.
Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen – also Lieferungen von einem EU-Land in ein anderes – besteht laut den Neuerungen im Umsatzsteuergesetz von 2013 nur dann eine Umsatzsteuerbefreiung, wenn das Gelangen des Liefergegenstandes nachgewiesen werden kann. Noch einmal zur Klarstellung: Nicht der Versand ist nachzuweisen, sondern das tatsächliche Ankommen in dem betreffenden anderen Land.
Versandbestätigung reicht nicht aus
Es reicht also eine Versandbestätigung nicht aus. Auch wenn der Empfänger beispielsweise die Ware bei Ihnen abholt, ist die Empfangsbestätigung im Herkunftsland nicht ausreichend. Es muss vielmehr der Nachweis erfolgen, dass die Ware ihren Zielort erreicht hat.
Eine Ausnahme besteht nach wie vor bei Postversand und Ausgleich Ihrer Rechnung per Bankzahlung durch den Kunden: In diesem Falle genügt der Einlieferungsbeleg der Post mit der zugehörigen Porto-Quittung. In allen anderen Fällen brauchen Sie jedoch die Gelangensbestätigung.
Frachtbrief: gilt nur, wenn ordnungsgemäß ausgefüllt
Hierzu kann beispielsweise ein Frachtbrief verwendet werden. Mittlerweile liegen erste Erfahrungen mit der neuen Rechtslage vor: Ein Frachtbrief wird nur dann von der Finanzverwaltung akzeptiert, wenn er vollständig und sorgfältig ausgefüllt ist und insbesondere vom Frachtführer und vom Frachtempfänger (= Kunde) ordnungsgemäß unterzeichnet wurde.
Infolge von Nachlässigkeiten mangelt es oft an dieser Ordnungsmäßigkeit und somit wurde seitens der Finanzverwaltung, insbesondere bei einer Prüfung, die Umsatzsteuerbefreiung des EU-Exportes in Frage gestellt. Durch die 19%-ige Umsatzsteuer (oder ggf. 7-tige, je nach Art der Ware) könnten hier erhebliche Beträge als Nachzahlung auf Sie als Verkäufer zukommen.
Insbesondere bei ausländischen Abnehmern ist unserer Erfahrung nach das noch relativ neue Procedere bisher nicht hinreichend bekannt. Im eigenen Interesse sollten Sie Ihre Geschäftspartner daher darauf hinweisen und dringend darauf bestehen.
Weitere Formen der Gelangensbestätigung
Eine Gelangensbestätigung kann formlos erfolgen, beispielsweise per Telefax. Eine kuriose Variante von eher anekdotischem Wert wäre eine Gelangensbestätigung per Foto. Wenn Sie etwa Gegenstände nach Brüssel liefern, könnte sich der Empfänger selbst mit dieser Ware vor dem Atomium fotografieren und damit nachweisen, dass sie ihr Bestimmungsland erreicht hat.
In der Praxis wird sich dies, inbesondere bei sperrigen Gütern, wohl eher nicht durchsetzen. Daher empfehlen wir die herkömmliche Form. Hierzu sollten Sie ein Formular vorbereiten und Ihren Kunden veranlassen, Ihnen dieses Formular unterschrieben zurückzugeben.
Fordern Sie Ihr Muster an
Gerne senden wir Ihnen auf Anfrage eine Gelangensbestätigung nach dem zwischenzeitlich vorliegenden, amtlichen Muster. Ergänzend dazu haben wir eine musterhaft vorausgefüllte Gelangensbestätigung vorbereitet, die Sie ebenfalls bei uns erhalten können.
In Ihrem eigenen Interesse dürfen wir Sie ersuchen, die Vorschriften mit größtmöglicher Sorgfalt zu befolgen.
