Die Finanzämter Viersen, Kempen und Mönchengladbach führen vermehrt Kontrollen durch
Seit 2018 gibt es die sogenannte Kassen-Nachschau. Wir hatten hierüber bereits vorsorglich in 2016 informiert. Die Kassen-Nachschau ist ein unangemeldeter Besuch, bei der ein Finanzbeamter sich lediglich ausweisen muss, und dann die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Kassenführung vor Ort in Ihren Räumen prüft. Dies geschieht also überfallartig. Wir möchten, dass Sie sich dieser Gefahr bewusst sind.
Tägliche Kassenführung ist unerlässlich
Diese kurze Einleitung zeigt, wie wichtig eine ordnungsgemäße, tägliche Kassenführung durch Sie als Inhaber des Geschäftes/des Betriebes ist. Fehler in der Kassenführung lassen sich auch durch noch so gute Bearbeitung hier bei uns im Steuerbüro nicht heilen!
Insbesondere trifft die Kassen-Nachschau natürlich bargeldintensive Betriebe (z. B. Gastronomie, Hotellerie, Einzelhandel, Dienstleistungen und Werkstätten mit Publikumsverkehr). Die Kassen-Nachschau findet grundsätzlich nur in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen statt und auch nur zu den üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten. Es handelt sich nicht um eine umfassende Durchsuchung, sondern lediglich um die Nachschau im Bereich der Kasse und deren Führung bzw. Bedienung.
Sie als Steuerpflichtiger sind verpflichtet, die Kassen-Nachschau zu dulden.
Wichtig: Der Prüfer darf nicht das Öffnen von Schränken, Behältern oder Ähnlichem verlangen!
Nur mit Inhaber: Klare Anweisung an die Mitarbeiter geben!
Die Kassen-Nachschau kann nur durchgeführt werden, wenn Sie als Inhaber im Geschäft/Betrieb sind. Sind Sie selbst nicht vor Ort und auch nicht kurzfristig erreichbar, sollten Ihre Mitarbeiter den Finanzbeamten wieder nach Hause schicken. Geben Sie dazu klare Anweisungen an Ihre Mitarbeiter.
Im Falle einer Kassen-Nachschau sollten Sie umgehend Ihren Steuerberater informieren. Und: Sie können verlangen, dass der Beamte eine angemessene Zeit wartet, bis Ihr Steuerberater eingetroffen ist. Sollte Ihr Steuerberater nicht erreichbar sein (z.B. Abendstunden), holen Sie einen Zeugen (Mitarbeiter) hinzu.
Wohnräume dürfen ohne Zustimmung des Steuerpflichtigen nur bei ‚Gefahr im Verzug‘ betreten werden. Wenn Sie zum Beispiel Teilbeträge der Kasse aus Sicherheitsgründen abends in Ihre private Wohnung mitnehmen, sollten Sie dieses Geld in der Kasse auch als Ausgang vermerken, gegebenenfalls am nächsten Tag wieder als Eingang. Dies ist also ähnlich der Verfahrensweise, wenn sie Geld zur Bank bringen oder von dort holen. Haben Sie diese Eintragung einmal vergessen, sollten Sie dem Beamten anbieten, den fehlenden Betrag kurzfristig von zu Hause in Ihre Geschäftsräume zu schaffen. Es gilt, jeden Zweifel an der Korrektheit Ihrer Kassenführung im Keim zu ersticken, denn: Bei Auffälligkeiten kann die Kassen-Nachschau natürlich ganz schnell in eine Betriebsprüfung übergehen.
Kassensturz: SIE zählen, nicht der Prüfer
In jedem Fall wird ein Kassensturz verlangt werden, im Falle von elektronischen Kassen wird man zusätzlich deren Auslesung von Ihnen fordern. Wichtig: Sie zählen, nicht der Prüfer! Bitte denken Sie an die Vorschriften zur ordnungsgemäßen Kassenführung. Dann sollte auch die Kassen-Nachschau für Sie ohne Komplikationen ablaufen.
Unser dringender Rat:
- Bei manueller Kassenführung: Halten Sie die Kassentagesberichte stets tagesaktuell griffbereit!
- Bei elektronischer Kassenführung (Registrierkassen, PC-Kassen, Wiege-Kassen etc.): Halten Sie die Bedienungsanleitung, Programmieranleitung und eventuell Eingabe-Protokolle zur Programmierung bereit. Auch dies könnte man von Ihnen verlangen.
- Lückenlose Z-Bons müssen selbstverständlich sein!
- Tägliches Überprüfen der tatsächlichen Kassenbestände mit dem Ergebnis des Kassenberichtes/der elektronischen Kasse ist Pflicht! Damit verliert der Kassensturz durch den Finanzbeamten seinen Schrecken für Sie.
- Sie sollten sich um eine sogenannte Verfahrensdokumentation kümmern und diese auch vorlegen können.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Dies ist kurz gesagt eine Art Arbeitsanweisung für Sie selbst und Ihre Mitarbeiter, wie welche Buchhaltungsvorgänge in Ihrem Betrieb behandelt werden: vom Posteingang, der Prüfung der Rechnungen über deren Ablage, ggf. elektron. Archivierung, Bezahlung, bis hin zur planmäßigen Vernichtung am Ende der Aufbewahrungszeit.
Folgende Regeln gehören auch dazu: Dokumentieren Sie …
- wer und in welchem Umfang Zugriff auf die Kasse hat (nur Kassieren oder auch Entnahme von Geld, Erstellen der Z-Bons)
- welche Kassensysteme ab wann im Einsatz sind
- wie z. B. Vorsorge gegen Verlust von Unterlagen (Datensicherung) betrieben wird.
Sie erkennen schon jetzt: Das kann eine mehrseitige Ausarbeitung werden, die auch noch ständig aktualisiert werden muss.
Zwar ist das Fehlen oder die Mangelhaftigkeit einer solchen Verfahrensdokumentation kein gravierender formeller Mangel der Buchführung und folglich kann das Finanzamt daraus allein keine steuerlichen Konsequenzen herleiten. Aber: Eng wird es für Sie, wenn der Finanzbeamte trotz Ihrer (ggf. auch mündlichen) Ausführungen die Buchführung nicht nachvollziehen oder überprüfen kann.
